Dnem 25.05.2018 vstoupilo v platnost Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé jako Nařízení o ochraně osobních údajů, nebo „GDPR“.
Podrobné informace o zpracování vašich osobních údajů vám rádi poskytneme v následujícím textu.

Rozsah a důvod zpracovávaných osobních údajů
Společnost Klinge s.r.o., IČO: 50 951 386, se sídlem Plynárenská 4937/6, 821 09 Bratislava, Slovenská republika, zapsaná v Obchodním rejstříku Městského soudu Bratislava III, oddíl: Sro, vložka č.: 120609/B (dále jen „Ostrá Pošta“) zpracovává osobní údaje svých Zákazníků z důvodů uvedených v Čl.6, odst.1, písm. b) a c) Nařízení GDPR, tj. nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (vyřízení objednávky) a zároveň je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (např. vedení účetnictví).
Ostrá Pošta tak v souvislosti se svou činností zpracovává osobní údaje Zákazníků pouze v nezbytném rozsahu potřebném pro poskytování svých služeb, přičemž téměř výlučně zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro potřeby poštovní (kurýrní) přepravy a účetnictví.
Ostrá Pošta kontaktuje své zákazníky pouze v souvislosti s objednanými službami a posílá pouze relevantní informační e-maily, které se týkají výlučně naší služby.
Když si Zákazník objedná naši službu broušení nožů, je Zákazníkovi poslána naše speciální obálka, a to poštovním kurýrem. Pro potřeby doručení obálky proto Ostrá Pošta a kurýr potřebují znát Vaše jméno a příjmení a adresu pro doručování. Tato adresa přitom nemusí být adresou Vašeho trvalého pobytu, ale pouze adresou, na kterou si přejete obálku doručit. Vzhledem k tomu, že doručování kurýrem oproti běžnému poštovnímu doručování vyžaduje potřebu osobního kontaktu s doručujícím kurýrem, vyžaduje si formulář kurýrního doručení také váš telefonický kontakt a e-mailovou adresu (kurýr vám odešle SMS, případně e-mail informující o přesném čase doručování). Telefonický kontakt a e-mailovou adresu kromě přepravce potřebuje znát i Ostrá Pošta, a to jednak za účelem zasílání elektronické faktury a jednak z důvodu potřeby přímého kontaktu při řešení případných komplikací s opakovaným doručováním, resp. při potřebě odstranění chybně zadaných údajů do objednávkového formuláře. Kromě těchto osobních údajů Ostrá Pošta zaznamenává také IP adresu zařízení, ze kterého byla objednávka odeslána.

Jak jsou osobní údaje uchovávány?
Pokud Zákazník vyplní a odešle objednávku na stránce www.ostraposta.cz, je kopie této objednávky uložena v IT systému naší franchisové skupiny, provozovaném a vlastněném společností KNIVBREV AB, Parmvägen 8, 187 53 Täby, Švédské království. Vaše údaje budou podle toho uloženy v našem objednávkovém softwaru CRM (správa zákazníků). Tento systém pak obsahuje potřebné informace o objednávce (počet nožů, pravidelnost odběru apod.). Mohou tam být i poznámky (související s objednávkou). Typická systémová poznámka vypadá takto: „(123456): Zákazník vyžaduje dodatečné leštění a posílá druhou obálku objednanou na XY.“

Příjemci osobních údajů a oblasti použití

Super Faktúra
Faktury se vytvářejí a ukládají ve fakturačním programu Super Faktúra provozovaném společností SuperFaktura, s.r.o.
MailChimp
Automatické e-mailové upozornění je možné posílat přes MailChimp.com. Proti používání vaší e-mailové adresy pro reklamní zprávy můžete kdykoli namítat bez toho, aby vám vznikly jiné náklady než náklady na přenos podle základních tarifů.
WordPress
Web Ostrej Pošty je postaven na známé platformě WordPress, která je pravidelně aktualizována. Tuto webovou stránku provozuje externí společnost a může k ní přistupovat technik výhradně za účelem opravy jakýchkoli nedostatků a aktualizace vzhledu stránky.
Emailová komunikace
Jako naši e-mailovou platformu používáme služby Google Inc. a GMAIL. Komunikace je šifrovaná.
Cookies
Pro správné fungování naší webové stránky používáme cookies. Mohou být zpracovány i osobní údaje (např. IP adresa). Tyto údaje sdílíme také s třetími stranami, jako jsou Meta Platforms, Inc. a Google Inc.

Bulletiny a propagační komunikace
Z odběru novinek (tzv. „Newsletter“) se můžete kdykoli odhlásit kliknutím na odkaz „Zrušit odběr novinek“ zobrazený v e-mailu. Newsletter můžete dostat jedině pokud jste se na něj zaregistrovali, nebo jste/byli jste naším zákazníkem. Proti používání vaší e-mailové adresy pro reklamní zprávy můžete kdykoli namítat bez toho, aby vám vznikly jiné náklady než náklady na přenos podle základních tarifů.

Přenos do třetích zemí
Přenos osobních údajů do třetích zemí se uskutečňuje jen v omezeném rozsahu. Jde především o analytické soubory cookies pro Google Analytics (se sídlem v USA) a podobné. Nepřenášejí se však žádná jména, poštovní adresy, telefonní čísla ani e-mailové adresy.

Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje zpracovávané Ostrou Poštou musí být uchovávány tak dlouho, jak to vyžadují příslušné orgány nebo právní předpisy (např. zákon o účetnictví a registratuře) a nesmí být vymazány před uplynutím této doby. V případě jakýchkoli otázek nás kontaktujte na adrese info@ostraposta.cz. Údaje relevantní pro účetnictví se uchovávají pro účely účetnictví v souladu s daňovým řádem a příslušnými právními předpisy. Minimální doba uchovávání je stanovena na 10 let.

Informační povinnost
V souladu s Nařízením GDPR vás tímto rádi informujeme o následujících skutečnostech:
a) Máte právo od Ostré Pošty požadovat přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů.
„Všechny osobní údaje zpracovávané Ostrou Poštou jsou a vždy byly za účelem umožnění jejich kontroly automaticky obsaženy již v e-mailové zprávě potvrzující přijetí objednávky.“
b) Máte právo podat v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů stížnost adresovanou dozorovému orgánu v souladu s Nařízením GDPR, resp. jinými příslušnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů. Věříme, že všechny ostatní relevantní informace byly poskytnuty ve výše uvedeném textu.

Dejte nám vědět
Většina malých podniků se shoduje v tom, že nové Nařízení GDPR je v mnoha oblastech stále velmi obecné a zejména neposkytuje žádné konkrétní návody nebo předlohy, které by bylo možné následovat. Doufáme proto, že jste v tomto textu našli vše, co vás v oblasti zpracování osobních údajů zajímalo. V případě, že byste požadovali jakékoli dodatečné informace, dejte nám prosím vědět prostřednictvím e-mailové zprávy na info@ostraposta.cz.