Dnem 25.05.2018 nabylo účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu takýchto údajů, známé jako Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, nebo “GDPR”).
Jelikož společnost Klinge s.r.o. (Dále jako “Ostrá Pošta”) nad rámec své franchisové struktury zásadně neposkytuje žádné osobní údaje svých zákazníků třetím osobám (s výjimkou poštovního přepravce, případně osoby spravující fakturaci a správu pohledávek), představuje Nařízení GDPR oproti dosavadní legislativě v oblasti ochrany osobních údajů pouze minimální změny. Přesto Vám však v následujícím textu rádi poskytneme veškeré informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Ostrá Pošta zpracovává osobní údaje svých Zákazníků výlučně z důvodu plnění smlouvy založené odeslanou objednávkou Zákazníka a zároveň z důvodů plnění zákonných povinností souvisejících s vedením účetnictví. V smyslu Nařízení GDPR je tak poskytnutí zpracovávaných osobních údajů požadavky potřebnou pro uzavření a plnění smlouvy a zároveň i zákonnými požadavky, přičemž bez poskytnutí zpracovávaných osobních údajů (vyplnění objednávky) fakticky není smlouvu možné uzavřít.
Ostrá Pošta tak v souvislosti se svou činností zpracovává osobní údaje Zákazníků pouze v nejnutnější rozsahu potřebném pro poskytnutí svých služeb, přičemž téměř výlučně zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro potřeby poštovní (kurýrní) přepravy a účetnictví.
Ostrá Pošta Zákazníka s výjimkou vybavení samotné objednávky, žádným způsobem sama nekontaktuje, neposílá žádné dodatečné reklamní materiály nebo jiné nevyžádané informace.
Když si Zákazník objedná naši službu broušení nožů, je Zákazníkovi posílána naše speciální obálka, a to poštovním kurýrem. Pro potřeby doručení obálky proto Ostrá Pošta a kurýr potřebují samozřejmě znát Vaše jméno a příjmení a adresu pro doručování. Tato adresa přitom nemusí být adresou Vašeho trvalého pobytu, ale pouze adresou na kterou si přejete obálku doručit. Jelikož se doručování kurýrem oproti obyčejnému poštovnímu doručování vyznačuje potřebou osobního kontaktu s doručujícím kurýrem, vyžaduje formulář ZÁSILKOVÝCH doručení i Váš telefonický kontakt a emailovou adresu (kurýr Vám odešle sms, případně email informující o přesném čase doručování). Telefonický kontakt a emailovou adresu kromě přepravce potřebuje znát i Ostrá Pošta, a to jednak za účelem zasílání elektronické faktury a jednak z důvodu potřeby přímého kontaktu při řešení případných komplikací s opakovaným doručováním, resp. při potřebě odstranění chybně zadaných údajů do objednávkového formuláře. Kromě těchto osobních údajů Ostrá Pošta zaznamenává i IP adresu zařízení, ze kterého byla objednávka odeslána.

Jako jsou osobní údaje uchovávány?
Pokud Zákazník vyplní a odešle objednávku na stránce www.ostraposta.cz, je kopie této objednávky uložena v systému naší franchisové skupiny, provozovaném a vlastněném společností KNIVBREV AB, Parmvägen 8, 187 53 Täby, Švédské království.

WordPress
Internetová stránka Ostré Pošty je založena na osvědčené platformě WordPress, která je pravidelně aktualizována. Tato internetová stránka je obsluhována externí společností, jejíž technik k ní má přístup pouze za účelem odstraňování případných závad a aktualizace vzhledu stránky. Když Zákazník odešle vyplněnou objednávku, je tato ve WordPressu zálohovaná po dobu nezbytnou pro splnění lhůt stanovených legislativou v oblasti účetnictví. Po uplynutí těchto zákonných lhůt jsou všechny osobní údaje z této platformy vymazány.

Náš vlastní obchodní systém
Zákazníkova objednávka a v ní obsažené informace jsou automaticky zpracovány v našem vlastním obchodním systému, do kterého mají přístup pouze vybraní zaměstnanci společnosti KNIVBREV AB a IT technici. Tento systém obsahuje zadané informace o požadované frekvenci broušení (jednorázové broušení nebo broušení několikrát do roka) o objednaném počtu chráničů čepelí a o případných speciálních požadavcích zákazníka nebo poznámek v souvislosti s danou objednávkou.
Typická systémová poznámka vypadá následovně:
“(123456): Zákazník požaduje dodatečné leštění a zaslání druhé objednané obálky dne XY.”

Emailová komunikace
Pro emailovou komunikaci se Zákazníky využívá Ostrá Pošta své konto zřízené ve službě GOOGLE MAIL (“Gmail”) provozovanou společností GOOGLE, která zároveň zpracovává a ochraňuje v ní obsažené údaje. Všechny informace obdržené prostřednictvím tohoto emailového účtu jsou uchovávány pouze po dobu požadovanou legislativou v oblasti účetnictví. Ostatní komunikace týkající se například způsobu broušení, jsou z konta Ostré Pošty vymazány po 2 letech.

Cookies
Ostrá Pošta používá cookies. Důvodem je potřeba přiřadit konkrétní objednávku konkrétnímu Zákazníkovi přes rozličné marketingové kanály, jako např. Google, Facebook a jiné.

Přístup k osobním údajům
Osobní údaje zpracovávané Ostrou Poštou musí být uchovávány po dobu vyžadovanou příslušnými orgány nebo legislativou (například zákonem o účetnictví) a před uplynutím této doby nesmí být vymazány. V případě jakýchkoliv dotazů nás prosím kontaktujte na info@ostraposta.cz.
informační povinnost

V smyslu Nařízení GDPR Vás tímto rádi informujeme o následujících skutečnostech:

a) Máte právo od Ostré Pošty požadovat přístup k poskytnutým osobním údajům a požadovat ve smyslu platné legislativy jejich opravu, omezení zpracování nebo vymazání.

– “Všechny osobní údaje zpracovávané Ostrou Poštou jsou a vždy byly za účelem umožnění jejich kontroly automaticky obsažené již v emailové zprávě potvrzující přijetí objednávky.”

b) Máte právo podat v súvisnosti se zpracováním Vašich osobních údajů stížnost adresovanou orgánu dozoru ve smyslu Nařízení GDPR, resp. Zákona o ochraně osobních údajů.

Věříme, že všechny ostatní relevantní informace byly poskytnuty ve výše uvedeném textu.

Dejte nám vědět
Většina malých podniků se shoduje v tom, že nové nařízení GDPR je v mnoha oblastech stále velmi obecné a zejména neposkytuje žádné konkrétní návody nebo předlohy, které by bylo možné následovat. Doufáme proto, že jste v tomto textu našli vše co Vás v oblasti zpracování osobních údajů zajímalo. V případě pokud byste požadovali jakékoliv dodatečné informace, dejte nám prosím vědět prostřednictvím emailové zprávy na info@ostraposta.cz